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第22回 技術交流会(発表会)の魅力を高めよう(中)

2017年6月 9日

 前回に続き今回も、研究開発部門で行われている技術交流会(発表会)を魅力的に運営する姿勢と方法を取り上げます。

主催者・発表者・聴講者の良き関係

 技術発表の運営においては、主催者の意識・姿勢が重要なことを前回述べました。主催者は技術交流会(発表会)の場に参加者を集めて(各人の時間を拘束して)場を持つことの責任の大きさを強く認識すべきです。また、発表者にやる気を持ってもらい、聴講者にとって面白い内容になるように努力をする必要があります。主催者は発表者に資料作成を求める(迫る)だけになりがちですが、考え方を変えて発表者は主催者に発表資料作成の支援を求めることができる、アドバイスを求めることができる関係が望ましいです。主催者は何度もそのような場を開催しているので聴講者の興味の持ち方などに詳しいわけですから、発表者に内容が面白く(聴講者にとって興味深く)なるように支援する義務があると考えたほうがよいでしょう。

 それはすなわち、聴講者にとって内容の面白さを保証するということです。聴講者から「つまらなかった」という感想が出るのは、発表者の責任ではなく主催者の責任だと考えたほうがよいのです。

 発表者は自分の研究内容を他の人に伝える使命があるとこころすべきです。一方、聴講者はせっかくの場ですので、話をきちんと聞いて、たとえば技術の新たな活用法をいくつか発想できなければ時間がもったいないという気持ちで参加すべきです。

 また、場に参加した人にアンケートを書いてもらうケースもあるかと思います。そのアンケートは「勉強になった/ならなかった」「面白かった/面白くなかった」などの研修受講のアンケートのようなのではなく、技術発表から気づいたことを主催者と発表者に伝える(レポートする)ものと考えたほうがよいでしょう。

 下図のような関係が、主催者、発表者、聴講者の間に醸成できると、技術発表の場が、有意義なものになります。

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質疑応答を活発にするための工夫

 技術交流会(発表会)で技術発表を聞いた後、いわゆる質疑応答の時間が持たれることがよくあります。その質疑応答は活発に行われているでしょうか。

 よくあるスタイルは、発表が終わったところで会場の人に(挙手などにより)質問を求めるものです。時間の制約もあって、どうしても口を開ける人は一部の人に限られてしまいます。結果、多くの人は人の話のやり取りを聞くだけなので、場に入り込みにくい心象が残ってしまいます。

 また、大勢の前で質問する人は、「こんな疑問って、自分だけかも」という不安を感じることがあります。そのため、人によっては「基本的な質問で申し訳ありませんが......」などと過剰に謙遜しながら質問をすることもあり、やり取りがときにまどろっこしく感じることがあります。

 さらに言えば、質疑応答で自分が指名される可能性があるかと思うと、無理にでも何か「質問」を考えなければいけないなとか、気の利いた質問をしなければならないなとか、聴講者の人に緩やかなプレッシャーになることもあります。

 あまり質問が出ないのも発表者に失礼なのでということで、主催者が気を遣って事前にお願いしていた人(さくら)に予定調和的な質問をしてもらうようにしているケースもあります。こういうやり方は主催者がこの場を無難に過ごそうとしていることが参加者に何となく伝わってしまうもので、あまり効果的ではありません。

 そこで、ひとつ具体的な工夫を提案します。

 それは発表を聞いた後で、聴講者のみなさんに、隣どうしの2人組で5分程度、感想、疑問、意見などを話をしてもらうようにしむけるのです。2人組だったら口は開きやすくなるものです。いや、2人組だったら口を開かざるを得ません。会場を見渡せば他の2人組が話をしていますので、自分達だけ静かにしているほうが変という感じになるものです。2人で話をすれば「なんだ、他の人もこれを疑問に思っていたんだ」ということがわかり、「では、全体でも質問してみるか」という感じになりやすいものです。2人組で話をした後に全体の質疑応答にすると、従来のやり方よりも場が活発になります。

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技術発表会を真摯に企画する

 主催者は、聴講者の多くが場に期待し真摯に対話することを信じることが大切です。そして、そしてその信念はかならずや聴講者に伝わるものです。「私たち一人ひとりが真剣に場に臨むことを信じてくれているのだな」が聴講者に伝われば、技術発表会の場は有意義なものになるでしょう。



従来のスタイルを変えてみる

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コンサルタントプロフィール

塚松 一也

塚松 一也

R&D組織革新センター チーフ・コンサルタント

R&Dの現場で研究者・技術者集団を対象に、ナレッジマネジメントやプロジェクトマネジメントなどの改善を支援。変えることに本気なクライアントのセコンドとして、魅力的なありたい姿を真摯に構想し、現場の組織能力を信じて働きかけ、じっくりと変革を促すコンサルティングスタイルがモットー。ていねいな説明、わかりやすい資料づくりをこころがけている。
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