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業務改革の推進が必要不可欠な理由〜果たすべき2つの役割とは〜

  • JMAC EYES

梅田 修二

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近年、業務改革推進部門を設置する企業が増えてきている。それにともなって、日本能率協会コンサルティング(JMAC)も業務改革担当者の育成も兼ねながら、業務改革推進部門の活動を実践支援することが増えてきた。
コンサルティングの経験や企業の実態を踏まえながら、業務改革推進部門の果たすべき2つの役割について示したい。

全社課題を解決するプロジェクト推進

業務改革推進部門の果たすべき役割の1つ目は、全社課題を解決する部門として全社プロジェクトを推進することである。これは、

  • 企業戦略を実現するための課題
  • 全社共通テーマとなる課題(働き方改革、テレワーク、ペーパーレスなど)
  • 営業、生産、開発などの複数機能をまたいだ課題

を解決するための業務改革プロジェクトの推進である。

どちらも各部門からプロジェクトメンバーを選出してプロジェクトを発足し、推進することも多いが、どうしても部門・機能間で意見の対立が起きやすく、個別最適の視点にも陥りやすい。また、日常業務に繁忙し、プロジェクト期間も予定どおりに進まないことが多い。したがって、全社最適の視点でスピーディーに業務設計、移行を推進できる専門組織が必要であり、それこそが業務改革推進部門の果たすべき役割である。

ボトムアップによる改善活動の推進、定着化

業務改革推進部門の果たすべき役割の2つ目は、ボトムアップによる改善活動を推進し、それを定着化させることである。

そのためには、「①正しい改善活動の考え方・進め方の共通認識」「②改善活動を実践する場づくり」「③改善活動のモニタリング」が必要である。

①正しい改善活動の考え方・進め方の共通認識

改善の考え方がそれぞれで自己流であれば、ねらった成果を出すことはできない。改善活動をスムーズに進めるためには、改善活動の考え方・進め方の正しい知識を身につけ、各メンバーが同じ考え方を共有する必要がある。
そのため、研修・E-ラーニングなどにより自社の改善活動の考え方・進め方を教える場を用意することも業務改革推進部門に求められる活動となる。

②改善を実践する場づくり

改善活動は日常業務にアドオンされた取り組みと捉えられることが多いが、むしろ企業競争力を向上させるための一つの業務として捉えるべきである。そうは言ってもその掛け声だけでは、すべての部門で改善実践されないことは、過去の経験上からも明らかである。そのため、改善活動を実践させるには、改善活動に必要な時間を確保するともに、「取り組みを行うための動機づけ」が必要である。

たとえば、人事評価に改善活動の取り組みを反映させることや、月に何時間以上の改善活動時間を計画し予実管理していくなど、改善活動が定着化するまでは、半ば強制的に改善を実践する場をつくる必要がある。
また、実践の場だけでなく、好事例の紹介、表彰などを行い、称賛する場をつくることも定着化に向けて有効である。この改善を実践する場づくり、称賛する場づくりが業務改革推進部門に求められる活動となる。

③改善活動のモニタリング

各部門に改善活動を完全に任せていては、活動の取り組み状況や成果が部門によって大きく差がでてくる。そのため、各部門に今期の計画(取り組み内容・目標成果)とその進捗を定期的にモニタリングすることも業務改革推進部門に求められる活動となる。

実務的には、期初に改善活動計画を提出してもらい、取り組み内容の確認・アドバイスをしながら計画を確定する。四半期や半期に一度進捗報告をしてもらい、改善が必要であれば、指導やアドバイスを行っていく。年度終わりに成果を確認し、称賛する場を設定することを年次サイクルで回していくことが基本となる。

以上の3項目は、1回限りの活動ではなく継続的に行い、定着化・レベルアップを図っていく必要がある。また、ボトムアップの改善活動を行う中で、プロジェクト対応する全社課題を抽出していくことも業務改革推進部門に求められる役割となる。

業務改革推進部門が果たすべき役割と取り組み項目例

冒頭で業務改革推進部門を設置する企業が増えていると述べたが、全社プロジェクトを推進する部門として時限的な組織に位置づけていることがまだ多い。しかしながら解決すべき全社課題がゼロになることは現実的にありえない。また、ボトムアップによる改善活動の推進、定着化を図るためにも、業務改革推進部門は常設すべきである。
外部環境の変化が激しい中、変化に対応できなければ企業は生き残れない。反対に変化に対応できればさらなる成長につながるチャンスとなる。変化に対応するには「業務改革」は不可欠であり、「業務改革推進」はもはや会社に不可欠な機能となっている。

業務改革の専門家を育成し、企業課題をスピーディーに解決に導く専門集団を持つことが企業の生き残り、成長に必要不可欠な時代にすでになっていると考える。

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