KIメールマガジン『COMPASS』NO.137

2013年9月

2013年9月/NO.137

「段取り力アップでスムーズに仕事を進めていこう」

KIメールマガジン読者の皆さま

9月に入りましたが、暑さはまだまだ続きそうですね。
皆さまいかがお過ごしでしょうか。

暑さのため集中力が低下して生産性が落ちる・・・なんてことがあるのがこの季節です。
今回は、スムーズに仕事をするためにはどうしたらよいか、についてお話したいと思います。

朝会社に行ってからこれぞ本作業だという作業に取り掛かるために、たくさんの作業を
しなければなりません。
言わば本作業のための"段取り"作業です。
意外にこの"段取り"の部分が見える化されていない、計画に反映されていないことが
多いのではないでしょうか。

本作業のための段取り作業には、実はスムーズに仕事をするための知恵が隠されています。
皆さまも「もっとこういう風に段取りしておけば楽に仕事ができたなぁ」という経験があるのでは
ないでしょうか。

例えば、スタッフ系職場である業務の精査をしており、同様の作業を複数人で担当している
ケースがあったとします。
ある人は精査の前に精査の特性に応じた順に案件を並べ替えてから作業に入ります。
別の人は特に案件を並べ替えることなどせず、上から順番に作業を行っていきます。
この場合、前者の方が業務特性でまとめて案件を対応するので効率的に作業できます。

業務の進捗状況はチーム内で共有できていても、"段取り"になると共有できていないのです。
段取りプロセスは軽視されがちです。
しかしその軽視している部分に自身の仕事をスムーズに進めるための"知恵"が隠されているのです。

その"知恵"を見える化し、自身の仕事に反映するために、

1.朝、席についてからの自身がやっている段取り部分の作業を細かくすべて書き出してみることを
  やってみましょう。
  できるだけ細かく。机の上の整理整頓やメールチェックも。
  そして時間も記入してみるとよいでしょう。

2.それをチーム内で共有し合いましょう。
  仕事の早い隣の人の理由が見えてきます。
  時間も書いてあると、同じ作業でもなぜこんなに時間差があるのかが分かります。
  そしてお互いアドバイスをし合うことで、スムーズな仕事の仕方が見えてきます。

このように段取りの簡単な些細なことであっても、紙に書き出して見える化して共有してみると、
お互いの細かな知恵が見えてきます。
そして良いところを自身の仕事に反映させることで、スムーズに仕事ができるようになります。
皆さんも段取りの見えていない部分の作業を見える化してスムーズな仕事の仕方をみつけてみたら
いかがでしょうか。


(文責 齊藤 直紀)


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