KIメールマガジン『COMPASS』NO.136

2013年8月

2013年8月/NO.136

「形骸化した仕事のやり方を変える小技」

KIメールマガジン読者の皆さま

いつもお読みいただきありがとうございます。

ご存知の通り、KIとは、計画、コミュニケーション、マネジメントスタイルや振り返りなどの
仕事のやり方を変えることを通じて、職場の生産性を向上させる考え方や手法です。

このKIの考え方を、トップおよびマネージャー層にご理解いただいたうえでKI活動が始ま
りますが、いざ職場やチームにKIを持ち込んでみると、かなり高い確率で「職場の生産性を
向上させることは合意できる。しかし、仕事のやり方を変えるのは納得できない」という声が
上がります。

今回ご紹介するのは、こんな時に使える小技です。

まず、「仕事のやり方を変えたくない」という声が上がる理由を考えてみましょう。
ひょっとしたら、次のようなことが起こっていませんか?

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今までの仕事のやり方が意味を失い、単なる作業・イベントになっている【形骸化】
  ↓
形骸化したやり方を引きずっていて負荷が増加している
イベントや作業が自然消滅しマイナス思考(「どうせ続かない」など)になっている
  ↓
変える時間がない
変えてもムダ
  ↓
変えたくないから、変えない
  ↓
意味を失った仕事のやり方が増え続け、形骸化が強化される。【形骸化】に戻る
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こんな悪魔のサイクルが回っている職場で、無理やり新しいやり方を取り入れたとして、
天使のサイクルに転換することはできません。

ではどうしたらいいのでしょうか?

私の場合は、敢えて「形骸化した仕事のやり方」に着目し、見直すようにしています。
その際に活用する小技が、3S(さんエス)の考え方です。
3Sは、もともと製造業の生産施設や、サービス業の施設・店舗の環境を維持・改善するため
の概念ですが、非常にベーシックな内容であるため、知識集約型スタッフの仕事のやり方にも
適用できます。

【3Sの定義】
◆整理 必要な物と不要な物を分け、不要な物を捨てる

◆整頓 必要な物がすぐに取り出せるように置き場所、置き方を決め、表示を確実に行う

◆清掃 掃除をしてゴミ、汚れのないきれいな状態にすると同時に細部まで点検すること

注)上記3Sに「清潔・しつけ」を加えた5Sが一般的ですが、「清潔・しつけ」は
3S後の状態を維持するための考え方ですので、説明を割愛しています


【3Sを活用した仕事のやり方の見直し】
■整理 始めた当初の背景・目的を明らかにしたうえで、現在も必要なことと、
環境変化などによって不要になったことを分け、不要なことを捨てる

■整頓 現在も必要性があり継続することについては、目的・目標・時間・タイミング・
メンバー・実施内容などを決め、明示する

■清掃 現在も必要であるが不要な要素も混在していることは、不要な要素を取り除く


3Sを活用した仕事のやり方の見直しは、仕事のやり方を変えて職場の生産性を向上させる
ためのほんの小技ですし、それによる変化も大きいとは言えません。

ただ、組織変更のように一瞬でガラッと変える大技より、少しずつ変えていく小技の積み重ね
の方が、最終的な人・組織の成長は大きいと感じています。

旧来の仕事のやり方に縛られるメンバーを歯がゆく思うマネージャーの方、やりにくさを感じ
ているメンバーの方は、試しに小技から入ってみてはいかがでしょうか。


(文責 増田 さやか)


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