KIメールマガジン『COMPASS』NO.131

2013年2月

2013年2月/NO.131

「突発的欠員への対応」

KIメールマガジン読者のみなさま

毎日乾燥した寒い日々が続いております。
皆様いかがお過ごしでしょうか。
最近、風邪やインフルエンザが流行しています。
中には今まさに大流行している、という職場もあるのではないでしょうか。
職場では様々な計画の下、業務が進められていますが、計画には「全員が元気に
毎日休まず出社する」ことが暗黙の前提となっています。
今回のメールマガジンではインフルエンザ等で急に休む人が出て突発的にチーム人数が
減った際の「チームが取るべき対応」に触れてみたいと思います。

1:チームで現状を把握し、現状と対策を上司に見せる

メンバーが欠けるとそれだけでチームの負荷量は溢れ、目先の仕事の消化に飛びつきたく
なりますが、突発的にメンバーが病欠した時こそ計画作成や検討を先送りしないことが重要です。
ポイントは自分の抱えている作業を日ごろからオープンにしておくという事です。
病気で倒れたメンバーの業務が個人商店化しているといざという時に周りが状況を把握できず、
対応策を検討する事すらできません。
時々、クライアント先でも「Aさんが戻ってくるまで××業務は置いておくしかないのですよ...」と
いう話しを聞く場面があります。
急に自身が倒れてしまっても、周りから何の業務を持っているのかが分かれば「進捗が遅れる
業務」「遅れる業務のボリューム」「後工程への影響」に対し、チームで対策を立てることができます。
チームとしてはメンバーが病欠し業務にどのような影響が出るのか、チームでどこまでカバーが
出来るかを見せる必要があります。
方針決定はマネジャーが行っていきますが、その前にチームが遅れに対しての対策と対応可能な
ボリュームを見せることが前提となります。
その際は計画をお互いに見ながら話を進めるとより効率的です。

2:合意と納得の下、マネジャーが手を打つ

チームが状況を見せたら今度はマネジャーが手を打つ番です。
打ち手の方向性としては下記のような方針が存在します。

・アウトプットレベルを変更する
・増員、残業する
・優先順位を調整する

どれも当初の計画と比べQCDに影響が生じてしまいます。
どこが最重要項目でどこが一番妥協できるかを判断し、チームへすばやく展開する事がマネジャーには
求められます。
その際にはチームメンバーの合意と納得の下で方針展開や指示出しをする事がポイントとなります。
普段、指示の出し方に気を使われているリーダーやマネジャーの方も主力メンバーが急病で欠席すると
いった場面では、指示出しの形が崩れてしまうケースがあるようです。
チームが落ち着かない時こそ方針、背景、目的などを共有した上で指示を出すことを心がけていただき
たいと思います。
それを怠ると、チームが目先の仕事に注力しがちとなり、事前に問題解決をしてしまう業務推進の
スタイルが崩れてしまいます。
また、職場にいるメンバーに配慮するだけではなく、病欠しまっているメンバーに対しても「病気の具合は
どうか。家族は?」といった人の側面での配慮もマネジャーには求められます。

今回のメールマガジンでは突発的に欠員が出た際の話でしたが、KIでは問題が発生する前に問題を
解決する事を大切にしています。
皆様の職場でもこれを機会にチームが突発的な問題に対応できるのか、また事前に危険な芽が出て
いないかを確認してみてはいかがでしょうか。
具体的には日々のミーティングで文字通りメンバーの顔色を確認してみる、手順書や資料を見直してみる、
お互いの業務が見える計画になっているか確認してみる、という事を実施してみてはどうでしょうか。

(文責 丹羽 哲夫)


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