KIメールマガジン『COMPASS』NO.113

2011年8月

2011年8月1日/NO.113


作りっぱなしの見える計画に対する処方箋



KIメールマガジン読者のみなさま

節電モードで暑い日々が続きますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
8月になると、子ども時代の夏休みを思い出します。
夏休み前にたっぷりと宿題を与えられて、日々の計画を立てたものの、いつの間にか計画が形骸化し、31日間近になってから慌てて取りかかり、新学期に連日の睡眠不足でふらふらになって現れる...そんな思い出は皆様にはありませんか。

そして現在、皆様の計画づくりはいかがでしょうか。
タイムリーにメンテナンスが出来ていますか。

今回は見える計画づくりの継続についてお話したいと思います。
見える計画とは、仕事量や負荷といった量と問題点や課題解決手順を可視化した計画のことです。
KI導入研修2日目では、およそ3ヶ月先を目処に今後自分の行う仕事および問題や懸念を書き出し、皆で共有していきます。
以降、KIでは朝会や定例ミーティング等でこの計画をメンテナンスしお互いの仕事や問題点を共有し続けて
いきます。

しかし、段々と慣れてきた数週間後にしばしば発生するのが、計画の作りっぱなしという問題です。

「見える計画づくりを実施した当初は盛り上がったけれど、いつの間にかメンテナンスもされず放置されている...」

もし、このようなシグナルを見つけたら要注意です!
ここで何らかの手を打たないと皆で作成した計画が無駄になるだけではなく、当初計画を熱心に作っていた
メンバーのモチベーションを下げる結果になります。
このモチベーションの低下は、しばしばチームへの信頼の低下に繋がり、至るところで悪さをします。
ですから、計画の作りっぱなしシグナルを見つけたら、特にリーダー層は早急に対策を考えてもらいたいの
です!

では、どうすれば良いのでしょうか。
対策のポイントは、計画の形式と運用方法の見直しにあります。
まずやってもらいたいのが、改めて計画の目的をワイガヤすることです。
計画の中で何を見える化したいかがはっきりすれば、計画に追加が必要あるいは不要な項目が見えてき
ます。
もしかしたらその計画は、自分達が達成したいことと項目の間にズレがあり、故に皆が計画を見ることに
メリットを感じず、作りっぱなしになっていたのかもしれません。

また、あれもこれも見える化しようとして、模造紙等の見える化ツールが徐々に増加する事例も良く見られ
ます。
しかし、増えたことで重複が発生したり、1つ1つのアウトプットを皆が見なくなったりすることもあり、問題と
背中合わせだと考えています。
それよりは1つのボードや課題バラシ等のアウトプットに拘り、必要に応じて事項を追加したり、項目を整理
したりする方がお勧めです。

次に見直してもらいたいのが、掲示場所や見直しの頻度です。
特に掲示場所は重要です!
見える化した計画が日常業務を行う場所から見えないところにあり、結果として作りっぱなしになってしまう、
ということもしばしば発生します。
掲示規則等の制約もあるかと思いますが、改めて掲示場所も見直してみてください。

なお、計画を見直す頻度は、週単位のサイクル(=中日程)の計画か日単位のサイクル(=小日程)の計画かで変わって来ます。
業務特性によって適正な頻度は異なるため、「これ!」といった処方箋はないのですが、一般的には細かな
メンテナンスはその都度、大規模な更新は週単位の計画は月1度、日単位の計画は週に1度、実施する
チームが多いようです。

計画を作ったものの、継続に悩んでいるチームの皆様も多いかと思います。
でも、ここを乗り切ることでメンバーの互いの仕事への理解が更に進み、各々の抱える問題に対して互いに
アドバイスをするようになったり、助け合いが出来るようになったり等、チーム力が向上していきます。

皆様の職場の計画は作成後もきちんとメンテナンスされていますか。

以上

(文責 岡村 美香)

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