KIメールマガジン『COMPASS』NO.108

2011年2月

2011年2月1日/NO.108


良い計画立案のコツ



KIメールマガジン読者のみなさま

「また、納期遅れか!」、「今回は、大丈夫だと言ったじゃないか。何故遅れた?」
「うちは、突発業務はほとんどないのに何故遅れる?」・・・・あるマネジャーの嘆きですが、 皆さんの職場では、このようなことは起きていないでしょうか?仕事をする中で計画の重要性 は、誰しもが認識しています。そして仕事にとりかかる前に計画立案をしていますが、遅れが 生じるのは何故なのでしょうか?

◆計画遅れの要因は?

計画遅れの要因は、多種多様ですが、大きく2つに分けられます。一つは、計画そのものに 問題がある場合、もう一つは、計画外業務(障害対応や計画外の依頼業務など「突発業務」) による本来計画遂行を妨げる場合です。今回は、計画そのものに問題がある場合に焦点を 当てて、話を進めたいと思います。

◆良い計画とは?

「良い計画とは」個人、チーム、プロジェクト等の目指すゴールやアウトプットに対して「これなら 出来そうだ」という道筋が明確かつ机上で保証されたものです。「これなら出来そうだ」という 状態は、多くの実施事項に対する工数の確保、優先順位付けといった「量」の問題とアウトプット イメージの合意、方針決め、技術課題の対応、他部署との上手い連携など「質」の問題の両方に 対して目途が立っている事をいいます。

◆計画をしっかり立案しているつもりだが、実は不完全な計画が多い

仕事を進める上で形は違うが、線表計画(ガントチャ-ト)からITを活用した計画ソフトなど 様々な方法、ツールを活用して皆さん計画を立案しています。線表計画がポピュラーなので これを例に見てみましょう。線表計画は、縦軸に実施項目が挙げられ、横軸に時間をとり、 実施項目ごとに開始から終了までを「線」で示した形で構成されるのが一般的です。
線表を作成すると、一見計画ができてこれに従って実施すれば仕事は納期通りに終わるよう な気になります。
しかしこの線表計画、いろいろ問題点を含んでいます。実施項目に対して「線」が存在しますが その中身について何をいつどのように実施するかが曖昧です。更に「線」の中で、方針は決まって いるか、過負荷になっていないか、技術的に実施可能か、他部署との連携は大丈夫か、などなど 確認したいことは山の様に出てきます。この状態では、まだ完全な計画とはなっておらず、更に 検討しなければならないことがあります。

◆良い計画立案のために

良い計画立案のためには、2つの重要な要素があります。
一つは、「実施すべきこと」を挙げきること、もう一つは、「実施すべきこと」に対しての実現性を検討、 吟味することです。

前者に関しては、ゴールやアウトプットをイメージしてそれを実現するために実施すべき事を洗い出し ます。つまり「線」の中身を明確にします。具体的には、目的、目標、条件/与件などを踏まえ、現状 とのギャップを考えてそれを埋めるための具体的アクションになります。また、この時、頭の中にある 事をすべて書き出し、誰もが見えるようにする事がポイントになります。
書き出す事は、自分以外のメンバーと共通認識する上で非常に重要な事です。この機能が不十分 だと、認識違いから手戻りや無駄な作業の発生につながり、非効率な仕事の進め方になります。

後者は、計画立案上さらに重要なことかもしれません。「実施すべきこと」は挙げきったが それらに対して心配事や懸念事項があるはずです。実施上少しでも気になることがあったら、事前 解決しておきましょう。実施していく中で何とかなるだろうと思っていたことが、意外にネックになって やり直しや手戻りにつながる事があります。

以上説明してきた事柄を効率的、かつ効果的に実施するために「KI(Knowledge Intensive Staff Innovation Plan)」手法の活用をお勧めします。
KI活動は「見える計画」、「ワイガヤミーティング」、「合意と納得」、「Y(やったこと)W(わかったこと) T(次にやること)での振り返り」によって、仕事の進め方を革新していくものです。
KIでは、「良い職場創り」にこだわっています。職場の良い、悪いは、すべて計画の立案/実行に かかっているといっても過言ではありません。計画に実行に当たっては、「見える計画」のもとで 「ワイガヤミーティング」、「合意と納得」といった事が鍵になります。特に「ワイガヤミーティング」は、 チームのメンバー/有識者の衆知を活用して通常では見えにくい潜在的問題や課題の抽出と解決 に有効です。

「実施すべきことを挙げる」と「実施すべきことに対しての実現性検討、吟味」は車の両輪の様な ものです。どちらが欠けても上手く遂行できません。この2要素に徹底的こだわって計画立案して みましょう。きっと新たな気付きやメリットがあると思います。

なお、上記内容と関連して「場のマネジメント実践技術」伊丹敬之+日本能率協会コンサルティング 編著(東洋経済新報社:2010年12月3日出版)と場のマネジメント実践技術[KI]基礎セミナー ((社)日本能率協会JMAマネジメントスクール:2011年3月3日(木)、4日(金))がございます。 ご興味がございましたら 以下参考情報をご覧いただき、ご参加いただければと思います。
------------------------参考情報--------------------------------------------
・参考図書:
 「場のマネジメント実践技術」 伊丹敬之・日本能率協会コンサルティング著  東洋経済新報社

・参考イベント:
 2011年3月3日(木)、4日(金) 場のマネジメント実践技術[KI]基礎セミナー
----------------------------------------------------------------------------

以上

(文責 瀬尾真一)



===========================================================
メールマガジンの配信停止のご連絡、
また、ご意見・ご感想などございましたら、下記アドレスまでご連絡ください。

◇日本能率協会コンサルティング KIセンター◇

  E-mail:ki_jmac@jmac.co.jp