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HOME > 知恵ぶくろシリーズ > 業務改善の知恵ぶくろ > 第5回 情報の流れから業務を見える化する


第5回 情報の流れから業務を見える化する

業務における情報とは


コンサルタント
岩井 知洋

情報の流れを整理し、業務を見えるようにするには、各業務で、どのような情報が利用されているかを把握することが重要です。

業務での情報を把握するには、業務を機能(Function)単位に分割し、1.業務の開始トリガーとなる入力情報(Input)、2.業務実施における参照情報(Control)、3.業務終了後の出力情報(Output)、4.業務を実行する主体(Mechanism)、の視点でみると機能をぬけもれなく捉えることができます。また、業務における情報は、その性質から、1.特性区分、2.形式区分、3.処理区分、のカテゴリに分かれます。カテゴリごとに整理し、合わせて分析することで、業務を多面的に捉えることができます。

業務における情報

情報の流れを整理する

情報の流れから業務を見るには、情報の流れを整理する必要があります。
整理は、情報カテゴリの特性区分に着目します。業務機能単位で抽出した情報を、意味あるかたまり(リソース系:商品、顧客 等、イベント系:注文、出荷 等)に分け、それぞれの関連付けを行うことで、情報間の関係性が明確になります。その際、情報カテゴリの処理区分の情報を活用しながら、関係性の精度を向上させることも重要になります。下図は、情報の流れを概念的に記述した場合の例になります。

情報の流れ

情報の流れから業務を見える化する

情報の流れから、重点的に読み取るポイントは以下の3点となります。

1. 変化対応力
2. 業務管理レベル
3. 業務コスト

1.変化対応力

情報の流れから、業務の前提や制約条件が読み取れます。特にビジネスの基盤となるリソース系の情報は、全社的に利用されている場合が多く、情報の構造がまずいと業務の変化に対する足かせになります。逆に、新規事業、他社との情報連携、事業統合など、様々な状況変化を想定し、拡張性をもたせた情報構造にしている場合は、変化対応力が強いといえます。

ただ、実際はこのことは問題とされず、あるべき姿の議論の際にも敬遠される傾向にあります。それは、現時点では問題になっていない点と、変えることの労力が大きい割に、効果がすぐには現れない点にあります。結果的に問題が顕在化した時に、システム再構築といった形でより多くの労力を費やしたり、ビジネスの機会を損失したりすることになりますので、自社の置かれている環境を分析し、先手をうつ必要があります。

2.業務管理レベル

情報の流れから、業務管理上の問題点が読み取れます。代表例としては、(1)業務実施の際の判断基準が、整理した情報だけでは不十分、(2)コード化が不十分、などがあります。これは、業務において属人化された領域や品質のバラツキがあることを意味します。

この場合の対応策としては、(1)スキルの形式知化により判断基準を情報として加え、ルール化することで、属人化の領域を減らす、(2)コード化を進め、テキスト入力可能な項目を最低限にすることで、品質のバラツキをおさえる、といった対応が考えられます。

3.業務コスト

情報の流れから、余分な業務コストの発生が読み取れます。代表例としては、(1)重複や矛盾がある、(2)コードの管理体系が一元化されていない、などがあります。これは、機能の重複や分析の際の複雑さを意味し、余分な業務コストを発生させているとみることができるからです。

この場合の対応策としては、(1)情報の一元化をはかり、情報を串刺しで見れるようにする、(2)コードの命名基準や分類基準を作成し、徹底する、といった対応が考えられます。



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