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塚松 一也
研究開発現場マネジメントの羅針盤 〜忘れがちな正論を語ってみる〜

第21回 技術交流会(発表会)の魅力を高めよう(上)

 今回は、研究開発部門で行われている技術交流会(発表会)を魅力的に運営する姿勢と方法を取り上げます。ここでいう技術交流会とは、研究所や開発センターの研究員・技術者が、自分の研究内容を社内の人に説明(発表)し、研究内容の理解を促したり、研究の価値を高める気づきを期待する会合のことです。

 「他社では技術交流会はうまくやっていますか?」という類の質問を受けることがよくあります。秘密保持上、具体的な企業名や研究所名をあげて紹介することはここでは控えますが、要するに主催者がどのような姿勢で技術交流会を企画し、参加者がどのような姿勢で臨んでいるかが、良い悪いの違いを生む要因になるように思います。

技術交流会に臨む姿勢が重要

 技術交流会について、よく耳にする悩みの声は、次のようなものです。

 「以前は、技術交流会をやっていたが、今はやっていない」
 「一応、技術交流会の場はあるが、参加者が少ない」
 「声はかけているが、参加してほしい人が参加してくれない」
 「全般に関心が低い。開催が知られていない」
 「場が盛り上がらない」

 これらの声に代表されるように、技術交流会を魅力的に運営できていないところは少なくないようです。

 私が思うに、技術交流会がこれら悪い状態にあるのは、運営する側に"想い"と"工夫"がないことが主たる原因です。上の人や周りから「交流会をやっていないのか」と聞かれたときに叱られないようにするためだけの証拠づくり的な"なおざり運営"をしている人もいたり、そもそも会合を魅力的にしようという意欲に欠けていては、さすがに盛り上がるはずもありません。

 技術交流会を主催する人の中には、「技術交流会を実施すれば、絶対に新しいものが出てくるのですか?」という疑問を持つ人もいます。もちろん、このような会による成果は"決定論的"なものではありません。「技術交流会で、新しいものが生まれやすくなるだろう」という"確率論的"な世界観・価値観の話です。人と人が知り合い、技術交流をすることから、新しい発想、新しい技術、新しいアイデアが生まれやすくなると信じるという性質のものです。

 それゆえ、このような会に価値を感じる人(会の主催者やトップマネジメントなど)が、「忙しいかもしれないが、技術交流会をやろう」と決めて、「みんな参加しよう。他部門の人にも声をかけよう」と呼びかけ、継続し続けるものなのです。

主催者の姿勢 悪い例と良い例

 たとえば、主催者の人が企画段階でほとんど働かず、発表者と時間を決めて依頼するだけで、しかもその発表内容についても発表者に「準備、よろしくね」と丸投げしているようなケースがあります。ひどい場合には、「時間がある人、出席可能な人の中で誰かやる人いないかな?」「キミ、まだやっていないから、次の当番ね!」的な人選をしていたりします。要するに、誰でもいい感じ、当日の発表時間のコマさえ埋められればいいということなでしょう。

 主催者がこのような姿勢では、結果が良くないことは、火を見るよりも明らかです。主催者自身に心から「技術交流会を良い場にしよう」という"想い"があれば、テーマ、発表者、内容、時間をよく吟味し、事前打合せをして、内容を魅力を高める時間を惜しまないものです。内容も発表者任せにするのではなく、内容、時間配分、事前の告知方法など細部にわたって丁寧に企画するはずです。そして、このような前向きで丁寧な主催者からは、その場の貴重さ、一期一会を大事にしようとすることが、参加者におのずと伝わっていくはずです。

発表者の姿勢 悪い例と良い例

 発表者についても悪い姿勢の人を見かけることがあります。

 典型的な例としては、「どうせ、私の専門的な話、みなさん素人だからわからないでしょう」という感じで(聴き手への敬意が少なく)話をする人です。専門用語を多用し聴き手の関心を削ぐ発表をしている人もいます。聞いてる側に伝わっていないことは、発表している本人も感じ取れるはずなのに、なぜかそういうような説明をしても本人は平気だったりするんですね、これが不思議に思います。

 本当に内容を伝えたいと思っている人は、該当分野の専門知識に詳しくない人にもわかるように話(内容、スピード、展開)を構成するものです。わかりやすい「喩え(メタファやアナロジー)」と「例示(具体例、臨場感ある実例)」を事前に考えて場に臨んでいるものです。

 これを読まれているみなさんは、自分の専門分野の話をわかりやすく人に伝えるために、「喩え」や「例示」を準備して説明に臨んでいらっしゃいますか?

 これらの姿勢の違いを表で比較してみます。



悪い技術交流会と良い技術交流会の比較

悪い技術交流会(発表会)良い技術交流会(発表会)
主催者 発表者と時間を決めて、依頼するだけ。発表内容についても発表者に丸投げ。ひどい場合には、「時間がある人、出席可能な人の中で誰かやる人いないかな?」「キミ、まだやっていないから、次の当番ね!」的な人選をする。要するに、誰でもいい感じ、コマさえ埋められればいいという感じが漂っている。 心から「良い場にしよう」という"想い"があり、テーマ、発表者、内容、時間をよく吟味して、事前打合せをして、内容を魅力を高める努力をする。発表者任せにするのではなく、内容、時間配分、事前の告知方法など細部にわたって丁寧に企画する。場の貴重さ、一期一会を大事にしようとすることが、おのずと伝わってくる。
発表者 どうせ、私の専門的な話、みなさん素人だからわからないでしょう」という感じで(聴き手への敬意が少なく)テキトーに話をする、あるいは専門用語を多用し聴き手の関心を削ぐ発表をする。そういう発表しても本人は平気だったりする。 該当分野の専門知識に詳しくない人にもわかるような話をする(内容、スピード、展開)。わかりやすい「喩え(メタファやアナロジー)」と「例示(具体例、臨場感ある実例)」を事前に考えて場に臨んでいる。聞いていて面白い。
質疑応答 時間が限られるので、質疑・意見を言える人が少ない。発言する人が固定化されがち(偉い人、話したがる人、沈黙に弱い人、無難な人......など)。活発でなくても、「時間になりました。意見ありがとうございました。パチパチ」という感じで白々しい。 口頭での質疑以外に、聞き手の人が紙にコメントを書いて発表者に渡すなど、多くのコミュニケーションをとる工夫がある。「引き続き、この人と情報交換・議論したい!」というような良き"余韻"、"次への期待感"が残る。
会の効果 交流会が何のきっかけにもならない。新たな交流がほとんどない。ゆえに、会が自然消滅しがち。"交流会を開催するのが目的"になっている。 交流会をきっかけに、新たな交流が生まれている。多くの人が、次回を楽しみにしている。回を重ねるごとに会の運営が良くなっている。

 次回は、今回の続きで、技術交流会の質疑応答を盛り上げる工夫について紹介します。

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コンサルタントプロフィール

塚松 一也

R&D組織革新センター チーフ・コンサルタント

塚松 一也

R&Dの現場で研究者・技術者集団を対象に、ナレッジマネジメントやプロジェクトマネジメントなどの改善を支援。変えることに本気なクライアントのセコンドとして、魅力的なありたい姿を真摯に構想し、現場の組織能力を信じて働きかけ、じっくりと変革を促すコンサルティングスタイルがモットー。ていねいな説明、わかりやすい資料づくりをこころがけている。


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